Informativa sulla privacy

Informativa sulla privacy e sul trattamento dei dati personali

1. Titolare e ambito

Il titolare del trattamento è Woodilo, marchio autonomo operante nel commercio elettronico di mobili tramite Shopify, con recapito presso 13715 HEATHERWOOD DR, CORONA, CA 92880. Per questioni relative ai dati personali è possibile contattare il titolare all’indirizzo careinbox@woodilo.com o al numero +1 530 631 0728.

L’informativa riguarda i trattamenti connessi alla consultazione di woodilo.com, agli ordini destinati al mercato italiano, alla consegna di tavoli fissi, tavoli allungabili, set tavolo e sedie e altri mobili, nonché alla gestione di assistenza, resi e rimborsi.

2. Dati trattati

Possono essere trattati: nome, cognome, indirizzo di consegna e fatturazione, e-mail e telefono; prodotti acquistati, quantità, importi, data e stato dell’ordine, dati di spedizione, reso e rimborso; esito e identificativo del pagamento ed eventuali dati parzialmente mascherati resi disponibili dal prestatore di pagamento; comunicazioni di assistenza e fotografie eventualmente inviate per documentare danni, difetti o condizioni del mobile; indirizzo IP, dati di sessione, browser, data e ora delle richieste, log di sicurezza e dati necessari a carrello e checkout; preferenze relative ai cookie.

Woodilo non necessita di conservare i dati completi della carta quando questi sono trattati direttamente dal prestatore di pagamento. Non sono richieste categorie particolari di dati personali per acquistare i prodotti.

3. Finalità e basi del trattamento

I dati identificativi, di contatto, ordine e consegna sono trattati per concludere ed eseguire il contratto, ricevere il pagamento, preparare e consegnare l’ordine e gestire annullamenti, resi, rimborsi e richieste collegate all’acquisto.

Le comunicazioni di assistenza sono trattate per rispondere, verificare le circostanze segnalate e documentare correttamente la pratica. Quando riguardano un ordine, il trattamento è necessario al rapporto contrattuale; per richieste generali, si fonda sull’interesse legittimo a fornire riscontro e conservare evidenza delle comunicazioni rilevanti.

I dati contabili e le registrazioni delle transazioni sono trattati per gli obblighi fiscali, contabili e documentali applicabili. I dati tecnici e i log necessari sono trattati per rendere disponibile il sito, proteggere il checkout, prevenire frodi, abusi e accessi non autorizzati e, quando necessario, accertare o difendere diritti. I cookie o strumenti non strettamente necessari possono essere attivati soltanto previa scelta valida dell’utente quando il consenso è richiesto.

4. Destinatari e ruoli

Shopify fornisce l’infrastruttura del negozio. Quando tratta dati dei clienti per conto di Woodilo e secondo istruzioni documentate, opera come responsabile del trattamento. Per eventuali operazioni di cui determini autonomamente scopi e mezzi, risponde invece del proprio trattamento secondo il ruolo applicabile.

I prestatori di pagamento ricevono i dati necessari alla transazione e possono operare, secondo il servizio, come responsabili oppure come autonomi titolari. Per la consegna, nome, indirizzo, recapiti e riferimenti di spedizione possono essere comunicati al vettore incaricato. I vettori utilizzabili sono USPS, DHL Express, UPS e FedEx.

I fornitori che agiscono per conto di Woodilo sono soggetti a istruzioni, obblighi di riservatezza, limiti di utilizzo e misure di sicurezza coerenti con la funzione affidata. Woodilo resta responsabile della scelta e della sorveglianza dei responsabili per quanto rientra nella propria sfera di controllo.

5. Conservazione

I dati dell’ordine e la documentazione fiscale o contabile sono conservati per il periodo imposto dagli obblighi applicabili e, quando pertinente, per dieci anni dalla registrazione, salvo esigenze ulteriori connesse a contenziosi o provvedimenti dell’autorità.

Le comunicazioni di assistenza e la documentazione su resi, rimborsi o contestazioni sono conservate, di regola, fino a 24 mesi dalla chiusura della pratica; se necessarie come prova contrattuale o per una controversia, possono essere mantenute più a lungo per il solo periodo necessario.

I log tecnici di sicurezza sono conservati per un periodo proporzionato alla finalità e, di regola, non oltre 12 mesi, salvo incidenti o accertamenti. I cookie di sessione cessano secondo la loro funzione tecnica; per gli altri strumenti la durata è indicata nel pannello di gestione delle preferenze. Le registrazioni della scelta dell’utente sono mantenute quanto necessario a dimostrarne la corretta acquisizione o revoca.

6. Diritti dell’interessato

L’interessato può ottenere accesso ai propri dati, rettificarli, chiederne la cancellazione quando non sussista più un valido motivo di conservazione, ottenere la limitazione del trattamento, ricevere i dati forniti in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico quando la portabilità è applicabile, nonché opporsi ai trattamenti fondati sull’interesse legittimo per ragioni connesse alla propria situazione particolare.

Le richieste possono essere inviate a careinbox@woodilo.com o per posta all’indirizzo del titolare. Woodilo può chiedere soltanto le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l’identità del richiedente. Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese. In presenza di particolare complessità o di numerose richieste, il termine può essere esteso fino a ulteriori due mesi; l’interessato viene informato entro il primo mese delle ragioni dell’estensione.

Se una richiesta non può essere accolta, Woodilo comunica le ragioni della decisione e le forme di tutela disponibili. Woodilo conserva prova della ricezione, delle verifiche svolte e della risposta; l’interessato deve fornire elementi sufficienti a individuare i dati o l’ordine cui la richiesta si riferisce.

7. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito utilizza strumenti tecnici necessari alla sessione, al carrello, al checkout, alla sicurezza e alla memorizzazione delle preferenze privacy. Questi strumenti sono impiegati nella misura indispensabile a fornire il servizio richiesto e non richiedono consenso preventivo.

Eventuali strumenti di preferenza o misurazione non strettamente necessari non vengono attivati prima della scelta dell’utente. Il pannello cookie deve permettere di accettare o rifiutare le categorie non necessarie con pari facilità e senza opzioni preselezionate. Il consenso può essere modificato o revocato in ogni momento attraverso lo stesso meccanismo. Una scelta di rifiuto non viene riproposta in modo insistente, salvo cambiamenti rilevanti delle tecnologie, impossibilità tecnica di riconoscere la scelta precedente o decorso del periodo consentito.

8. Sicurezza e violazioni

Woodilo adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui limitazione degli accessi amministrativi, protezione delle credenziali, trasmissione cifrata quando supportata dalla piattaforma, minimizzazione dei dati comunicati ai fornitori, monitoraggio dell’infrastruttura e procedure di gestione degli incidenti.

In caso di violazione di dati personali, Woodilo valuta natura, portata e rischio, documenta l’evento e adotta misure di contenimento. Quando richiesto, la violazione viene notificata all’autorità competente entro 72 ore dalla conoscenza; se presenta un rischio elevato per le persone, gli interessati vengono informati senza ingiustificato ritardo. I responsabili devono comunicare a Woodilo senza ingiustificato ritardo gli incidenti relativi ai dati trattati per suo conto.

9. Trasferimenti internazionali

Poiché Woodilo opera da un indirizzo negli Stati Uniti e utilizza infrastrutture e fornitori internazionali, alcuni dati possono essere accessibili o trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Il trasferimento avviene soltanto sulla base di un meccanismo valido: decisione di adeguatezza applicabile oppure garanzie contrattuali riconosciute, accompagnate, quando necessario, da valutazioni del trasferimento e misure supplementari tecniche, contrattuali o organizzative. I responsabili sono tenuti a rispettare le medesime restrizioni anche nei successivi trasferimenti a subfornitori.

10. Minori

Il negozio di mobili non è progettato come servizio destinato ai minori e Woodilo non richiede intenzionalmente dati di minori per finalità fondate sul loro autonomo consenso. Qualora emerga che tali dati siano stati trasmessi senza un valido presupposto, il loro utilizzo viene limitato e i dati vengono cancellati quando non sussista un diverso obbligo di conservazione.

11. Reclamo

Chi ritenga che il trattamento dei propri dati non sia conforme alla disciplina applicabile può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. È possibile contattare preventivamente Woodilo per chiedere chiarimenti o esercitare i propri diritti; tale contatto non limita il diritto di reclamo né altre forme di tutela.

12. Contatti

Woodilo

E-mail: careinbox@woodilo.com

Telefono: +1 530 631 0728

Indirizzo: 13715 HEATHERWOOD DR, CORONA, CA 92880

Orari di assistenza:

dal lunedì al venerdì, 09:00-18:00;

sabato, 10:00-13:00;

domenica e giorni festivi: chiuso.